Klient
Kilkanaście osób, usługi B2B. Projekty dla klientów firma rozlicza na trzy sposoby: stała cena, czas i materiały albo abonament.
Trzy narzędzia i arkusze
Przyszli do nas z trzema narzędziami. Żeby sprawdzić coś o jednym kliencie, trzeba było otworzyć Pipedrive, ClickUpa i arkusz z przychodami, fakturami i rozliczeniami. Korespondencja z klientem siedziała w skrzynce osoby, która go prowadziła.
Czy klient zapłacił za etap projektu? Ktoś musiał to sprawdzić w wyciągu bankowym. Rozliczenie miesiąca i raporty dla klientów składało się ręcznie z kilku źródeł. Do tego dochodziły licencje ClickUpa, około 12 tys. zł rocznie.
Sprzedaż
Lejek pokazuje szanse według etapów, z prawdopodobieństwem wygranej, i wyróżnia te, które za długo stoją w miejscu. Kontakty i aktywności synchronizują się z Kalendarzem Google. Klient dostaje ofertę jako link, a handlowiec widzi, czy ją otworzył. Kiedy zmienia się status oferty, szansa sama przesuwa się w lejku.
Poczta z AI
Gmail każdej osoby jest połączony z klientami i szansami. Na liście widać, który klient czeka na odpowiedź i od kiedy. Z wątku od razu da się założyć szansę, ofertę albo zadanie. Szkic odpowiedzi przygotowuje AI na podstawie historii klienta, a wysyła go pracownik, kiedy go przeczyta.
Projekty i umowy
Na karcie projektu są umowa, model rozliczenia, etapy i odbiory. Kierownik projektu może oznaczyć ryzyko alertem, a marża liczy się na bieżąco z godzin zespołu i kosztów zewnętrznych. Jeśli klient zalega z płatnością, karta ostrzega o tym, zanim zespół weźmie się za kolejny etap.
Czas pracy
Osoby rozliczane godzinowo włączają timer przy zadaniu. Pozostali wypełniają tygodniową kartę pracy, a kierownik projektu ją akceptuje. Historia czasu z ClickUpa trafiła do systemu jako archiwum, więc dawne marże i rozliczenia zostały bez zmian.
Wpływy i rozliczenia
Każde rozliczenie przechodzi trzy kroki: prognozę, fakturę i płatność. System dopasowuje wyciąg bankowy do faktur i etapów, dzięki czemu przy projekcie widać, który etap jest opłacony. Na koniec miesiąca system przygotowuje raporty prac dla klientów, a PDF wychodzi do klienta prosto z aplikacji.
Co się zmieniło
Zamiast trzech narzędzi i arkuszy jest jeden system. Po otwarciu karty klienta widać korespondencję, projekty, godziny i płatności. Zamknięcie miesiąca pokazuje przychód, koszt zespołu i wynik, a nikt nie zbiera do niego danych z kilku miejsc.
Technologie
Ten system jest dostępny jako gotowe rozwiązanie.
Zobacz gotowe rozwiązanie
