Ile kosztuje ręczne przepisywanie danych? Policz, ile Twoja firma przepłaca co miesiąc

W wielu firmach ktoś codziennie przepisuje zamówienia z maila do systemu, wpisuje faktury kosztowe do programu księgowego albo kopiuje dane ze sklepu do Excela. Każda z tych czynności zajmuje kilka minut, więc nikt jej nie liczy. Po zsumowaniu wychodzi kilkadziesiąt godzin w miesiącu i kilka tysięcy złotych za pracę, którą mógłby wykonać system.

Zobacz, jak policzyć ten koszt u siebie, jakich kosztów nie widać w samym czasie pracy i od czego zacząć, jeśli wynik Cię zaskoczy.

Dlaczego koszt przepisywania danych nie widać w budżecie

Ręczna praca nie przychodzi z osobną fakturą. Chowa się w pensjach ludzi, którzy i tak są zatrudnieni, więc w zestawieniu kosztów niczym się nie wyróżnia. Widać ją dopiero wtedy, gdy zespół przestaje nadążać. Zamówienia czekają do następnego dnia, a firma zaczyna szukać kolejnej osoby do biura.

Drugi powód to rozproszenie. Pięć minut na zamówienie, trzy na fakturę, dziesięć na sprawdzenie stanu w magazynie. Nikt nie przepisuje danych osiem godzin bez przerwy, więc nikt nie ma wrażenia, że to duża część dnia.

Jak policzyć koszt ręcznej pracy w swojej firmie

Potrzebujesz czterech liczb:

1. Ile osób przepisuje dane albo przenosi je między programami.
2. Ile czasu dziennie zajmuje to każdej z nich. Najlepiej mierzyć przez tydzień, bo z pamięci zwykle wychodzi mniej.
3. Ile dni roboczych ma miesiąc. Przyjmij 21.
4. Ile kosztuje godzina pracy tej osoby razem z narzutami. Przy pensji 6 000 zł brutto pracodawca płaci ok. 7 230 zł, co przy 168 godzinach daje ok. 43 zł za godzinę. Do tego dochodzą urlopy, sprzęt i miejsce w biurze, więc w przykładzie przyjmujemy 55 zł.

W przykładzie trzy osoby przepisują dane po półtorej godziny dziennie. Wychodzi 94,5 godziny w miesiącu, czyli ponad pół etatu. Przy stawce 55 zł firma płaci za to ok. 5 200 zł miesięcznie i ok. 62 400 zł rocznie.

Chcesz sprawdzić to szybciej? Na stronie systemów wewnętrznych jest kalkulator. Zaznaczasz procesy, które masz w firmie, i ustawiasz godziny.

Koszty, których nie widać w godzinach

Czas pracy to tylko część rachunku. Przepisywanie danych ma jeszcze kilka skutków, które trudniej policzyć, ale łatwo zauważyć:

• Błędy. Pomylona cyfra w ilości, zły kod produktu, literówka w adresie dostawy. Każda taka pomyłka oznacza reklamację, ponowną wysyłkę albo telefon do klienta.
• Opóźnienia. Zamówienie z piątkowego popołudnia trafia do systemu w poniedziałek. Klient czeka, a magazyn dowiaduje się o nim na końcu.
• Zależność od jednej osoby. Gdy osoba, która zna cały proces, idzie na urlop, zamówienia czekają albo przepisuje je ktoś, komu idzie to wolniej.
• Wzrost bez skali. Dwa razy więcej zamówień to dwa razy więcej przepisywania. Firma rośnie, a razem z nią rośnie zespół, który przenosi dane z miejsca na miejsce.

Co można zautomatyzować

Najczęściej automatyzujemy procesy, w których dane są już w formie cyfrowej i trzeba je tylko przenieść albo uporządkować:

• zamówienia z maila, formularza albo pliku PDF, które trafiają prosto do ERP,
• faktury kosztowe odczytywane przez AI i przygotowane do zaksięgowania,
• synchronizację stanów magazynowych i zamówień między sklepem a systemem sprzedaży,
• dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego do faktur,
• raporty, które dziś ktoś skleja z kilku plików,
• potwierdzenia i powiadomienia dla klientów, mailem i SMS-em.

Człowiek zostaje w procesie tam, gdzie jest naprawdę potrzebny. System przenosi dane, a pracownik zatwierdza to, co wymaga decyzji, i zajmuje się wyjątkami. Więcej przykładów znajdziesz na stronach o automatyzacji procesów z AI i o integracjach.

Kiedy automatyzacja się zwraca

Wróćmy do przykładu. Załóżmy, że automatyzacja przejmuje 80% przepisywania, a resztę stanowią wyjątki, które dalej sprawdza człowiek. Firma oszczędza wtedy ok. 4 160 zł miesięcznie. Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (u nas od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje ok. 2 660 zł.

Jeśli wdrożenie kosztuje 20 000 zł netto, w tym przykładzie zwraca się po około 7,5 miesiąca. Każdy kolejny rok to ok. 32 000 zł, które zostają w firmie. Do tego dochodzą rzeczy, których nie liczyliśmy: mniej błędów, szybsza obsługa zamówień i brak potrzeby zatrudniania kolejnej osoby, gdy sprzedaż wzrośnie.

Automatyzacja nie zawsze się opłaca. Jeśli proces zajmuje jednej osobie kwadrans w tygodniu, szkoda na niego pieniędzy. Dlatego najpierw liczymy, a rozwiązanie proponujemy dopiero potem.

Od czego zacząć

1. Przez tydzień zapisuj, kto przepisuje dane, ile czasu mu to zajmuje i między jakimi programami.
2. Policz koszt każdego procesu według wzoru z tego artykułu.
3. Wybierz proces, który kosztuje najwięcej i ma najprostsze reguły. Od niego zacznij.

Możesz też zrobić to z nami. Na bezpłatnej diagnozie rozmawiamy z osobami, które pracują w procesie, liczymy, ile kosztuje ręczna praca, i pokazujemy, co da się przejąć systemem. Po diagnozie dostajesz wstępną wycenę.

Najczęstsze pytania

Czy automatyzacja oznacza zwolnienia?

Zwykle nie. Odzyskany czas najczęściej idzie na obsługę klientów i sprzedaż, a firma może rosnąć bez zatrudniania kolejnych osób do przepisywania danych.

Czy da się to zrobić w programach, które już mamy?

W większości przypadków tak. Łączymy się z ERP, sklepem, pocztą i arkuszami przez API albo eksport danych, więc zespół pracuje w tych samych programach co wcześniej.

Ile trwa wdrożenie?

Zależy od procesu. Prosta automatyzacja, na przykład potwierdzenia mailem i SMS-em dla zgłoszeń serwisowych u dealera maszyn budowlanych, zajęła ok. 13,5 godziny pracy. Większe systemy z kilkoma integracjami wdrażamy zwykle w 7 do 10 tygodni.