Automatyczne odczytywanie faktur z AI: koniec z ręcznym przepisywaniem kosztów

W firmie, która dostaje kilkaset faktur kosztowych miesięcznie, ktoś musi każdą otworzyć, przepisać dane do programu, przypisać koszt do kategorii i sprawdzić, czy kwoty się zgadzają. Automatyczne odczytywanie faktur z AI przejmuje większość tej pracy. Pracownik zatwierdza wynik i zajmuje się tylko fakturami, które wymagają decyzji.

Najwięcej zyskują firmy z dużą liczbą drobnych kosztów. Transport i logistyka mają faktury za paliwo, opłaty drogowe i serwis floty. Budownictwo ma wielu dostawców i podwykonawców. Handel dostaje faktury za dostawy i usługi kurierskie.

Ile kosztuje ręczne wpisywanie faktur kosztowych

Wpisanie jednej faktury to kilka czynności. Trzeba otworzyć załącznik, wpisać NIP sprzedawcy, numer, daty wystawienia i płatności, kwoty netto, VAT i brutto, przypisać koszt do kategorii, działu albo projektu, a na końcu przekazać fakturę do akceptacji. Prosta faktura to 2 do 3 minut. Faktura z kilkunastoma pozycjami, w obcej walucie albo bez numeru zamówienia zajmuje kilkanaście.

Przyjmijmy firmę, która dostaje 1 000 faktur kosztowych miesięcznie, a wpisanie jednej razem z kontrolą i poprawkami trwa średnio 5 minut. To 5 000 minut, czyli ok. 83 godziny w miesiącu. Mniej więcej pół etatu. Przy koszcie godziny pracy z narzutami 55 zł wychodzi ok. 4 580 zł miesięcznie i ok. 55 000 zł rocznie.

Przy 100 fakturach miesięcznie ten sam rachunek daje ok. 460 zł. Przy takiej skali osobna automatyzacja się nie opłaci, wystarczy dobrze ustawiony program księgowy. Jak policzyć to na własnych liczbach, opisaliśmy w artykule ile kosztuje ręczne przepisywanie danych.

Błędy, które kosztują więcej niż czas

Ręczne wpisywanie faktur ma jeszcze jedną cenę. Pomyłki wychodzą zwykle dopiero przy zamknięciu miesiąca albo przy płatności:

• Ta sama faktura wpisana dwa razy, bo przyszła mailem i pocztą. Firma płaci dostawcy podwójnie i odzyskuje pieniądze dopiero po wyjaśnieniach.
• Zły numer rachunku, przepisany z faktury albo podmieniony w fałszywym mailu. Sprawdzenie rachunku na białej liście podatników VAT wyłapuje część takich przypadków.
• Koszt przypisany do złego projektu. Marża projektu wygląda lepiej albo gorzej, niż jest naprawdę, a decyzje zapadają na złych danych.
• Przeoczony termin płatności, bo faktura czekała w skrzynce na wpisanie.

Jak działa automatyczne odczytywanie faktur z AI

1. Faktura trafia w jedno miejsce. Może to być skrzynka mailowa na faktury, folder na dysku albo plik pobrany z KSeF.
2. AI odczytuje dane: sprzedawcę, NIP, numer, daty, pozycje, stawki VAT i kwoty. Radzi sobie też ze skanami, zdjęciami z telefonu i fakturami w innych językach.
3. System sprawdza wynik. Czy ta faktura nie wpłynęła już wcześniej? Czy netto plus VAT daje brutto? Czy rachunek sprzedawcy jest na białej liście podatników VAT?
4. System podpowiada kategorię. Rodzaj kosztu, dział albo projekt dobiera na podstawie wcześniejszych faktur od tego samego dostawcy i opisu pozycji.
5. Pracownik zatwierdza. Akceptuje wynik albo go poprawia, a dane trafiają do programu księgowego albo ERP.

Czym to się różni od zwykłego OCR faktur? Klasyczny OCR zamienia obraz na tekst i zwykle potrzebuje szablonu dla każdego układu dokumentu. Gdy dostawca zmieni wzór faktury, szablon przestaje działać i ktoś musi go poprawić. Model językowy rozpoznaje, co jest numerem faktury, a co numerem zamówienia, także w układzie, którego wcześniej nie widział. Dlatego dobrze radzi sobie z fakturami od wielu różnych dostawców.

Faktury z KSeF a faktury kosztowe w PDF

Faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur są ustrukturyzowanymi plikami XML. System pobiera z nich dane bez odczytywania obrazu, więc do samego przepisania AI nie jest potrzebne.

Reszta pracy zostaje. Ktoś nadal musi przypisać koszt do kategorii i projektu, porównać fakturę z zamówieniem i przekazać ją do akceptacji. Są też dokumenty spoza KSeF: faktury od zagranicznych dostawców, paragony, bilety i noty. Automatyzacja obsługuje oba strumienie. Pliki XML czyta wprost, PDF-y i skany odczytuje AI, a wszystko trafia na jedną listę do zatwierdzenia.

Gdzie w procesie zostaje człowiek

AI się myli, zwłaszcza przy słabych skanach i nietypowych dokumentach. Dlatego przy fakturach kosztowych nie ustawiamy księgowania bez kontroli. Od razu do pracownika trafiają:

• faktury bez zamówienia albo z kwotą wyższą niż w zamówieniu,
• faktury od nowego dostawcy,
• korekty,
• faktury powyżej kwoty, którą ustalisz,
• dokumenty, których odczyt jest niepewny.

Pozostałe faktury pracownik przegląda na liście i zatwierdza jednym kliknięciem. Zamiast przepisywać, sprawdza wyjątki. Faktury zawierają dane kontrahentów, więc korzystamy z usług i ustawień, w których dane firmy nie są używane do trenowania modeli.

Kiedy to się zwraca

Wróćmy do przykładu z tysiącem faktur. Jeśli automatyzacja przejmie 80% pracy, firma oszczędza ok. 3 670 zł miesięcznie. Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (u nas od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje ok. 2 170 zł. Wdrożenie za 20 000 zł netto zwraca się wtedy po około 9 miesiącach, a każdy kolejny rok to ok. 26 000 zł.

Odczyt faktur rzadko jest jedynym procesem do zautomatyzowania. Gdy w tym samym wdrożeniu dochodzi dopasowanie wpłat do faktur albo przyjmowanie zamówień z maila, abonament rozkłada się na kilka procesów i zwrot przychodzi szybciej. Przykłady takich połączeń znajdziesz na stronie o automatyzacji procesów z AI.

Od czego zacząć

1. Policz faktury kosztowe z ostatnich trzech miesięcy i sprawdź, ile przyszło jako PDF, a ile przez KSeF.
2. Zmierz, ile czasu zajmuje wpisanie i rozksięgowanie jednej faktury, razem z wyjaśnianiem wątpliwości.
3. Spisz reguły, według których dziś przypisujecie koszty do kategorii i projektów. To one najczęściej trafiają do automatyzacji.

Na bezpłatnej diagnozie przechodzimy przez to razem z osobą, która obsługuje faktury, i sprawdzamy, z jakim programem księgowym albo ERP trzeba się połączyć. Po diagnozie dostajesz wstępną wycenę.

Najczęstsze pytania

Czy AI odczyta fakturę ze zdjęcia z telefonu?

Tak, jeśli zdjęcie jest ostre i widać cały dokument. Gdy jakość jest słaba, system oznacza fakturę do sprawdzenia przez pracownika.

Czy automatyzacja zastąpi program księgowy?

Nie. Przygotowuje dane i przekazuje je do programu, z którego już korzystasz: przez API, import pliku albo integrację z ERP. Księgowość pracuje jak wcześniej i dostaje gotowe, sprawdzone dane.

Czy dane z faktur są bezpieczne?

Korzystamy z usług i ustawień, w których dane firm nie są używane do trenowania modeli. Przy danych wrażliwych model i miejsce przetwarzania dobieramy razem z Tobą.