Zamówienia z maila prosto do ERP: automatyzacja dla hurtowni i dystrybutorów

W hurtowni zamówienia przychodzą mailem, w PDF-ie, w pliku Excel, przez telefon i od handlowców w terenie. Ktoś w biurze przepisuje je do ERP pozycja po pozycji i dopiero wtedy magazyn może kompletować towar. Automatyzacja zamówień przejmuje to przepisywanie. System odczytuje zamówienie z maila, dopasowuje produkty do kartoteki i zakłada dokument w ERP.

Dotyczy to większości firm, które sprzedają innym firmom: hurtowni budowlanych i instalacyjnych, dystrybutorów części, żywności i chemii, a także producentów przyjmujących zamówienia od sieci dystrybutorów.

Jak dziś wygląda przyjmowanie zamówień w hurtowni

Kłopot rzadko polega na samym wpisaniu danych. Każdy klient zamawia po swojemu:

• jeden przysyła PDF wygenerowany z własnego systemu, drugi pisze w treści maila, trzeci wkleja tabelę z Excela,
• klient używa własnej nazwy produktu, na przykład „rura PCV 110 szara 2 m”, a w ERP ten sam towar ma indeks i inną nazwę,
• ilości bywają w sztukach, opakowaniach albo paletach, zależnie od tego, kto pisał,
• po godzinie przychodzi drugi mail: „dopiszcie jeszcze dwie pozycje”,
• braki w magazynie wychodzą dopiero przy kompletacji, więc klient dowiaduje się o nich po fakcie.

Dlatego zamówienia zwykle przyjmuje kilka doświadczonych osób, które znają klientów i kartotekę. Gdy jedna z nich jest na urlopie, zamówienia czekają dłużej, a pomyłek jest więcej.

Ile kosztuje ręczne przepisywanie zamówień do ERP

Przyjmijmy hurtownię, która dostaje 60 zamówień dziennie, a przepisanie jednego razem z dopasowaniem indeksów trwa średnio 8 minut. To 480 minut, czyli 8 godzin dziennie. W miesiącu z 21 dniami roboczymi wychodzi 168 godzin, czyli cały etat. Przy koszcie godziny pracy z narzutami 55 zł daje to 9 240 zł miesięcznie i 110 880 zł rocznie.

Do tego dochodzą pomyłki. W tym przykładzie hurtownia przyjmuje ok. 1 260 zamówień miesięcznie. Jeśli w 2% z nich pojawi się błąd w ilości albo w produkcie, to ok. 25 zamówień. Gdy każda pomyłka kosztuje 150 zł w korekcie, zwrocie i ponownej wysyłce, wychodzi kolejne 3 750 zł miesięcznie. Liczby są przykładowe, ale pokazują, że błędy potrafią kosztować prawie tyle co pół etatu.

Jak działa automatyzacja zamówień mailowych do ERP

1. Zamówienia trafiają na jedną skrzynkę. Klienci piszą tak jak dotąd i nic nie muszą zmieniać.
2. AI odczytuje zamówienie. Rozpoznaje klienta, pozycje, ilości, jednostki i termin dostawy z treści maila, z PDF-u i z załączonego Excela.
3. System dopasowuje produkty do kartoteki. Nazwę od klienta zamienia na indeks w ERP, korzystając z historii zamówień tego klienta i ze słownika nazw.
4. System sprawdza stany i ceny w ERP. Od razu widać, czego brakuje i czy cena zgadza się z warunkami klienta.
5. System zakłada zamówienie w ERP i wysyła klientowi potwierdzenie z listą pozycji, terminem i informacją o brakach.

Najważniejszy jest krok trzeci. Gdy pracownik raz wskaże, że „taśma do rur” u tego klienta oznacza konkretny indeks, poprawka trafia do słownika. Przy następnym zamówieniu ta nazwa dopasuje się sama. Z czasem do sprawdzenia zostaje coraz mniej pozycji.

Co zostaje po stronie pracownika

Po automatyzacji ktoś nadal patrzy na zamówienia. Pracownik dostaje listę wyjątków:

• produkty, których system nie dopasował z pewnością,
• zamówienia od nowych klientów,
• pozycje, których brakuje w magazynie,
• ceny spoza warunków klienta,
• zamówienia z nietypowym terminem albo adresem dostawy.

Przestaje przepisywać wszystko. Zajmuje się tym, co wymaga decyzji, i ma czas, żeby porozmawiać z klientem o brakach albo zamiennikach.

Zamówienia telefoniczne i stali klienci

Część zamówień dalej przychodzi telefonicznie albo od handlowców w terenie. Dla nich robimy prosty formularz w przeglądarce albo na telefonie, który od razu zapisuje zamówienie w ERP. Klienci, którzy zamawiają regularnie, mogą też składać zamówienia sami w panelu klienta B2B. Tam przepisywania nie ma wcale, a klient widzi swoje ceny, stany i historię zamówień.

Z jakimi ERP to działa

Integracje z Comarch, WAPRO i Subiektem robiliśmy wiele razy. Warunek jest jeden: ERP musi mieć API albo możliwość importu dokumentów. Szczegóły zależą od wersji systemu i modułów, które masz, dlatego sprawdzamy je przed wyceną. Więcej o połączeniach z ERP piszemy na stronie integracji, a przykłady dla handlu znajdziesz na stronie platform sprzedaży B2B i B2C.

Jak wygląda wdrożenie

Zaczynamy od próbki prawdziwych zamówień z ostatnich tygodni, zwykle kilkudziesięciu od różnych klientów. Sprawdzamy na niej, jak często pojawiają się własne nazwy produktów, nietypowe jednostki i dopiski. Potem budujemy słownik dla największych klientów i łączymy się z ERP na serwerze testowym.

Przez pierwsze tygodnie system zakłada zamówienia jako robocze, a pracownik je zatwierdza. Gdy poprawek jest coraz mniej, pewne zamówienia mogą trafiać do ERP od razu, a do sprawdzenia zostają tylko wyjątki. To Ty decydujesz, które zamówienia przechodzą bez akceptacji.

Kiedy to się zwraca

W przykładzie z 60 zamówieniami dziennie automatyzacja, która przejmie 80% przepisywania, oszczędza 7 392 zł miesięcznie. Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (u nas od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje ok. 5 890 zł. Wdrożenie za 20 000 zł netto zwraca się wtedy po około 3,5 miesiąca, a każdy kolejny rok to ok. 70 700 zł. Mniej pomyłek to dodatkowa korzyść.

Przy 15 zamówieniach dziennie rachunek wygląda inaczej. Przepisywanie kosztuje wtedy 2 310 zł miesięcznie, a oszczędność po odjęciu abonamentu to niecałe 350 zł. Sama automatyzacja przepisywania zwracałaby się prawie 5 lat. W takiej firmie lepiej zacząć od panelu B2B dla stałych klientów albo połączyć zamówienia z innym procesem, na przykład z odczytywaniem faktur kosztowych.

Najczęstsze pytania

Czy klienci muszą zmienić sposób zamawiania?

Nie. Wysyłają zamówienia mailem tak jak dotąd. Zmienia się tylko to, co dzieje się z nimi po Twojej stronie.

Co, jeśli klient wpisze zamówienie w treści maila, bez załącznika?

AI czyta też treść wiadomości. Rozpozna pozycje i ilości także wtedy, gdy klient pisze pełnymi zdaniami albo dopisuje coś do wcześniejszego zamówienia.

Czy system wyśle klientowi potwierdzenie?

Tak. Po założeniu zamówienia w ERP klient dostaje maila z listą pozycji i terminem. Jeśli czegoś brakuje, w potwierdzeniu jest informacja o brakach albo pytanie o zamiennik.