Automatyzacja procesów w firmie: od czego zacząć, żeby pierwszy krok się zwrócił

Automatyzacja procesów w firmie najczęściej utyka na pierwszym kroku. Właściciel wie, że zespół traci czas na ręczną pracę, ale nie wie, od czego zacząć. Od zamówień? Faktur? Raportów? A może od razu od nowego systemu do wszystkiego? Pierwszy proces warto wybrać tak, żeby łatwo było policzyć, ile oszczędza, i żeby zwrócił się w rozsądnym czasie.

W artykule: jak wybrać ten proces, które sprawdzić najpierw, jakie błędy zdarzają się przy pierwszej automatyzacji i jak wygląda start współpracy z nami.

Od czego zacząć automatyzację: trzy pytania o każdy proces

Zanim wybierzesz narzędzie albo wykonawcę, wypisz procesy, w których ktoś przepisuje dane, kopiuje je między programami albo w kółko odpowiada na te same pytania. Przy każdym odpowiedz na trzy pytania:

1. Ile kosztuje? Policz godziny w miesiącu i pomnóż je przez koszt godziny pracy z narzutami. W przykładach przyjmujemy 55 zł.
2. Jak często się powtarza? Proces wykonywany codziennie zwraca się szybciej niż taki, który zdarza się raz na kwartał, nawet jeśli wtedy zajmuje cały dzień.
3. Czy ma proste reguły? Jeśli umiesz go opisać w kilku zdaniach w rodzaju „gdy przychodzi zamówienie, załóż je w ERP i sprawdź stany”, nadaje się na początek. Jeśli każdy przypadek wymaga decyzji doświadczonej osoby, zostaw go na później.

Jest jeszcze czwarte, pomocnicze pytanie: czy dane są już w formie cyfrowej. Mail, PDF, arkusz i eksport z systemu da się przetworzyć. Papierowe notatki z magazynu trzeba najpierw przenieść do systemu.

Przykład: pięć procesów i wybór pierwszego

Tak może wyglądać lista w firmie handlowo-produkcyjnej, która zatrudnia kilkadziesiąt osób:

• Zamówienia z maila do ERP: dwie osoby po godzinie dziennie, czyli 42 godziny i 2 310 zł miesięcznie. Reguły proste, dane w mailach i PDF-ach. Dobry kandydat na start.
• Faktury kosztowe do systemu: jedna osoba po 45 minut dziennie, czyli 15,75 godziny i ok. 866 zł. Reguły proste, ale sam proces mały.
• Raport sprzedaży dla zarządu: 6 godzin tygodniowo, czyli ok. 24 godziny i 1 320 zł. Dane z trzech miejsc, reguły średnio trudne.
• Odpowiedzi na zapytania ofertowe: godzina dziennie, 21 godzin i 1 155 zł. Każde zapytanie jest inne, więc na początek to zły wybór.
• Planowanie produkcji: dwie godziny dziennie, 42 godziny i 2 310 zł. Kosztuje tyle co zamówienia, ale reguły są trudne. To materiał na osobny projekt, o którym piszemy w artykule o planowaniu produkcji w Excelu.

W Twojej firmie liczby będą inne. Zmierz je przez tydzień, bo z pamięci zwykle wychodzi mniej, niż jest naprawdę. Pierwszy proces wybierzesz potem prosto z tabeli: wysoki koszt, codzienne powtarzanie i proste reguły.

Kiedy pierwszy krok się zwraca

Samo przepisywanie zamówień kosztuje w przykładzie 2 310 zł miesięcznie. Jeśli automatyzacja przejmie 80% tej pracy, firma oszczędzi 1 848 zł. Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (u nas od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje 348 zł. Za mało, żeby wdrożenie szybko się zwróciło.

Rachunek wygląda inaczej, gdy w pierwszym etapie połączysz kilka procesów z prostymi regułami. Zamówienia, faktury kosztowe i raport sprzedaży to razem 81,75 godziny i ok. 4 496 zł miesięcznie. Przy 80% oszczędności daje to ok. 3 597 zł, a po odjęciu abonamentu ok. 2 097 zł miesięcznie.

Jeśli wdrożenie kosztuje 20 000 zł netto, zwraca się po ok. 9,5 miesiąca. Każdy kolejny rok to ok. 25 000 zł, które zostają w firmie. Jak krok po kroku policzyć koszt ręcznej pracy, pokazujemy w artykule o kosztach ręcznego przepisywania danych.

Procesy, które warto sprawdzić w pierwszej kolejności

W firmach handlowych, usługowych i produkcyjnych najczęściej opłaca się zacząć od jednego z tych procesów:

• zamówienia z maila, formularza albo PDF-a, które ktoś przepisuje do ERP,
• faktury kosztowe, które AI może odczytać i przygotować do zaksięgowania,
• dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego do faktur i przypomnienia o płatnościach,
• synchronizacja zamówień i stanów między sklepem internetowym a ERP,
• potwierdzenia dla klientów po zgłoszeniu, zamówieniu albo wizycie, mailem i SMS-em,
• raporty, które ktoś co tydzień skleja z kilku plików.

Przykłady takich wdrożeń znajdziesz na stronie automatyzacji procesów z AI.

Typowe błędy przy pierwszej automatyzacji

• Automatyzowanie bałaganu. Jeśli każdy w zespole robi proces po swojemu, automatyzacja ten bałagan utrwali. Najpierw trzeba ustalić jedną wersję procesu, a dopiero potem ją automatyzować.
• Za duży pierwszy krok. System do wszystkiego, który ma ruszyć za rok, przez długi czas nic nie oszczędza. Lepiej zacząć od etapu, który działa po kilku tygodniach, i rozbudowywać go dalej.
• Brak osoby odpowiedzialnej. Ktoś po stronie firmy musi znać proces, odpowiadać na pytania wykonawcy i odebrać wdrożenie.
• Brak pomiaru przed startem. Bez liczby godzin sprzed wdrożenia trudno potem powiedzieć, ile automatyzacja oszczędza.
• Pominięte wyjątki. Zawsze zostaną przypadki, których system nie rozpozna. Trzeba ustalić, kto je sprawdza i gdzie je widzi.
• Wybór narzędzia przed procesem. Najpierw opis procesu, potem decyzja, czy wystarczy Make, czy potrzebny jest kod. Porównujemy to w artykule Make, Zapier czy własny system.

Automatyzacja procesów biznesowych z Tamago: jak wygląda start

Zaczynamy od bezpłatnej diagnozy. Spotykamy się z Tobą i z osobami, które pracują w procesie, liczymy, ile kosztuje ręczna praca, i wskazujemy, od czego zacząć. Po diagnozie dostajesz wstępną wycenę.

Potem spisujemy zakres, a cenę i harmonogram zapisujemy w umowie. Zanim powstanie kod, pokazujemy projekt na klikalnych makietach. Wdrażamy etapami, a postępy sprawdzasz na serwerze testowym. Po uruchomieniu system utrzymuje i rozwija ten sam zespół, w abonamencie. Cały proces opisujemy na stronie Jak pracujemy.

Najczęstsze pytania

Czy muszę coś przygotować przed diagnozą?

Nie musisz. Przyda się lista procesów z tego artykułu i przybliżona liczba godzin, jaką każdy z nich zajmuje. Resztę ustalimy na spotkaniu.

Czy automatyzacja wymaga wymiany programów, których używamy?

Zwykle nie. Łączymy się z ERP, sklepem, pocztą i arkuszami przez API albo eksport danych, więc zespół pracuje w tych samych programach co wcześniej.

Czy do każdej automatyzacji potrzebne jest AI?

Nie. Wiele procesów wystarczy oprzeć na regułach. AI przydaje się tam, gdzie trzeba odczytać dokument, zrozumieć treść maila albo przygotować odpowiedź, na przykład przy automatycznym odczytywaniu faktur.