Integracja sklepu internetowego z ERP: Subiekt, WAPRO, Comarch. Kiedy się opłaca?

Gdy sklep internetowy i system sprzedaży działają osobno, ktoś musi ręcznie je zgrywać: przepisywać zamówienia do ERP, wystawiać faktury, aktualizować stany i ceny. Integracja sklepu z ERP robi to automatycznie. Zamówienie ze sklepu trafia do Subiekta, WAPRO albo Comarch, a stany magazynowe i ceny wracają do sklepu bez udziału człowieka.

Nie każdy sklep tego potrzebuje. Przy kilku zamówieniach dziennie ręczne zgrywanie danych kosztuje mniej niż integracja. Przy kilkudziesięciu rachunek wygląda już inaczej.

Co się dzieje, gdy sklep i ERP nie są połączone

• Zamówienia są przepisywane. Ktoś kopiuje dane klienta i pozycje ze sklepu do ERP, żeby wystawić dokument sprzedaży i fakturę.
• Stany się rozjeżdżają. Jeśli aktualizujesz je raz dziennie z pliku, sklep przez część dnia pokazuje towar, którego już nie ma. Klient płaci, a Ty musisz anulować zamówienie i oddać pieniądze.
• Ceny różnią się w dwóch miejscach. Zmiana cennika w ERP nie przechodzi do sklepu, więc promocja kończy się w jednym systemie, a w drugim trwa dalej.
• Zamówienia giną albo się dublują. Przy ręcznym przenoszeniu łatwo pominąć jedno zamówienie albo wpisać je dwa razy. Błąd wychodzi dopiero przy rozliczeniu z kurierem albo przy zamknięciu miesiąca.
• Klient nie wie, co z jego zamówieniem. Status i numer przesyłki trzeba wpisać ręcznie, a dział obsługi odbiera telefony z pytaniem, kiedy przyjdzie paczka.

Ile kosztuje ręczna obsługa zamówień ze sklepu

Przyjmijmy sklep, który ma 40 zamówień dziennie. Przepisanie jednego do ERP razem z wystawieniem dokumentu zajmuje 4 minuty, czyli 160 minut dziennie. W miesiącu z 21 dniami roboczymi daje to 56 godzin. Do tego codzienna aktualizacja stanów i cen przez 30 minut, czyli 10,5 godziny miesięcznie. Razem 66,5 godziny.

Przy koszcie godziny pracy z narzutami 55 zł to ok. 3 660 zł miesięcznie i ok. 43 900 zł rocznie.

W tym rachunku nie ma sprzedaży, która przepada przez nieaktualne stany. Jeśli w miesiącu anulujesz 8 zamówień po 250 zł, bo towaru już nie było, tracisz 2 000 zł sprzedaży. Część tych klientów już nie wraca. Więcej o liczeniu kosztów ręcznej pracy piszemy w artykule ile kosztuje ręczne przepisywanie danych.

Co synchronizuje integracja sklepu z ERP

Integracja działa w dwie strony. Ze sklepu do ERP trafiają zamówienia, dane klientów i informacje o płatnościach. Z ERP do sklepu wracają stany magazynowe, ceny i rabaty, produkty, statusy zamówień, numery przesyłek i faktury.

Najważniejsza decyzja to wybór źródła prawdy. Zwykle stany, ceny i dane produktów prowadzi się w ERP, a sklep tylko je pokazuje. Opisy, zdjęcia i kategorie zostają w sklepie, bo tam łatwiej je edytować. Jeśli ustalisz to na początku, dane przestaną się rozjeżdżać.

Subiekt, WAPRO, Comarch: o co zapytać przed integracją

Każdy z tych systemów wymienia dane inaczej. Jedne udostępniają API, inne osobny moduł do integracji albo import i eksport plików. Od tego zależy, czy synchronizacja może działać co kilka minut, czy na przykład raz na godzinę. Dlatego przed wyceną sprawdzamy wersję ERP i moduły, które masz. Warto też odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

1. Który system jest źródłem cen i stanów, a który opisów i zdjęć?
2. Jak często muszą się aktualizować stany? Przy towarze, który schodzi szybko, liczą się minuty.
3. Kto wystawia fakturę: ERP po imporcie zamówienia czy sklep?
4. Jak obsługujesz zwroty i korekty?
5. Czy masz warianty produktów, komplety, kilka magazynów albo ceny dla klientów B2B?

Dla popularnych połączeń, takich jak WooCommerce i Subiekt, istnieją gotowe wtyczki. Przy prostym sklepie wystarczą i kosztują mniej. Integrację na zamówienie robimy wtedy, gdy gotowa wtyczka nie obsługuje Twojego procesu: rabatów B2B, wielu magazynów, kompletów albo własnych statusów zamówień.

Przykład: sprzedaż online zintegrowana z Subiektem

Dla drogerii internetowej Suppla wdrożyliśmy sprzedaż online suplementów i dermokosmetyków połączoną z ERP Subiekt. Zamówień i stanów magazynowych nikt nie przepisuje ręcznie. Projekt graficzny przygotowała partnerska agencja, a my odpowiadaliśmy za wdrożenie na WooCommerce, integrację z Subiektem i koordynację prac aż do uruchomienia.

Jak wygląda wdrożenie integracji

Zaczynamy od sprawdzenia ERP: wersji, modułów i tego, jak wygląda w nim kartoteka produktów. Często okazuje się, że te same produkty mają w sklepie i w ERP inne kody albo nazwy. Wtedy najpierw porządkujemy powiązania, bo bez tego żadna synchronizacja nie zadziała dobrze.

Integrację budujemy i testujemy na kopii sklepu, a jeśli się da, także na testowej bazie ERP, na prawdziwych zamówieniach z ostatnich tygodni. Na produkcję przełączamy ją dopiero wtedy, gdy zamówienia, stany i faktury zgadzają się w obu systemach. Przez pierwsze dni po uruchomieniu codziennie sprawdzamy dziennik synchronizacji.

Kiedy integracja się opłaca

W przykładzie z 40 zamówieniami dziennie integracja, która przejmie 80% pracy, oszczędza ok. 2 930 zł miesięcznie. Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (u nas od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje ok. 1 430 zł. Wdrożenie za 20 000 zł netto zwraca się wtedy po około 14 miesiącach, licząc sam czas pracy. Każde zamówienie, którego nie trzeba anulować przez brak towaru, skraca ten okres.

Integracja zwykle się opłaca, gdy:

• masz kilkadziesiąt zamówień dziennie albo więcej,
• sprzedajesz w kilku kanałach z jednego magazynu, na przykład w sklepie, na marketplace i klientom B2B,
• często zmieniasz ceny albo prowadzisz promocje,
• regularnie anulujesz zamówienia, bo towaru już nie było.

Masz kilka zamówień dziennie i jeden kanał sprzedaży? Zacznij od gotowej wtyczki. Do integracji na zamówienie wrócisz, gdy sprzedaż urośnie. Szczegóły opisujemy na stronie integracji, a przykłady dla handlu na stronie platform sprzedaży B2B i B2C.

Najczęstsze pytania

Czy integracja działa w czasie rzeczywistym?

Zależy od ERP. Jeśli system ma API, zamówienia i stany mogą się wymieniać co kilka minut albo od razu po zmianie. Przy imporcie plików synchronizacja działa w ustalonych odstępach, na przykład co godzinę.

Czy mogę też połączyć sprzedaż na marketplace?

Tak. Te same stany z ERP mogą zasilać sklep i konto na marketplace, a zamówienia z obu kanałów trafiają do jednego systemu. Zakres ustalamy na diagnozie.

Kto pilnuje integracji po uruchomieniu?

My, w ramach rozwoju i utrzymania. Monitorujemy synchronizację, reagujemy na błędy i dostosowujemy integrację, gdy zmienia się wersja ERP albo sklepu.