Make, Zapier czy własny system? Kiedy automatyzacja no-code przestaje wystarczać

Make czy Zapier? Takie pytanie zadaje sobie wiele firm, które chcą połączyć formularz z CRM, sklep z arkuszem albo pocztę z systemem sprzedaży bez zatrudniania programisty. Automatyzacja no-code dobrze działa w wielu takich przypadkach i sami z niej korzystamy. Są jednak procesy, w których scenariusz w Make zaczyna kosztować więcej niż kod, a jego utrzymanie spada na osobę, która ma inne obowiązki.

W artykule: do czego te narzędzia się nadają, jak liczyć ich koszt i po czym poznać, że czas na własny system.

Czym są Make i Zapier i do czego się nadają

Oba narzędzia łączą programy, których firma już używa. Ustawiasz zdarzenie, które uruchamia scenariusz, na przykład nowe zgłoszenie z formularza, i kroki, które mają się po nim wykonać: dopisz wiersz do arkusza, wyślij maila, utwórz kontakt w CRM. Kodu pisać nie trzeba, bo kroki wybiera się z listy gotowych integracji.

Automatyzacja no-code sprawdza się najlepiej, gdy:

• proces ma kilka kroków i proste reguły,
• dane przechodzą między popularnymi programami, które mają gotowe integracje,
• scenariusz uruchamia się kilkadziesiąt albo kilkaset razy dziennie,
• pojedynczy błąd da się poprawić ręcznie i nie zatrzymuje on pracy firmy.

Przykład z naszej pracy: u dealera maszyn budowlanych formularz zgłoszenia serwisowego wysyła dane do Make przez webhook. Scenariusz wysyła zgłaszającemu SMS z potwierdzeniem i zapisuje każdą wysyłkę w Arkuszu Google, więc serwis widzi, który SMS się odbił. Budowa samego scenariusza zajęła ok. 2 godziny. W kodzie trwałoby to dłużej, a efekt byłby ten sam.

Make czy Zapier: czym się różnią w praktyce

Różnice zmieniają się z każdą aktualizacją, więc podajemy tylko ogólny obraz. Zapier jest prostszy na start i ma bardzo dużo gotowych integracji. Scenariusze buduje się w nim zwykle jako ciąg kroków, jeden po drugim. Make pokazuje scenariusz jako schemat, w którym łatwiej zbudować rozgałęzienia, filtry i przetwarzanie list, na przykład wszystkich pozycji zamówienia po kolei. Daje więcej kontroli, ale wymaga trochę więcej nauki.

Oba rozliczają się podobnie. Płacisz za liczbę wykonanych kroków w miesiącu, które zależnie od narzędzia nazywają się operacjami, zadaniami albo kredytami. Aktualne ceny i limity planów sprawdź w cennikach, bo zmieniają się dość często. Ważniejsze od ceny planu jest to, ile kroków wykona Twój scenariusz.

Ile kosztuje automatyzacja w Make: przykład

Weźmy hurtownię, która przyjmuje 40 zamówień dziennie, średnio po 12 pozycji. Scenariusz w Make przyjmuje zamówienie i wykonuje na nim 6 kroków: odbiór, sprawdzenie klienta, utworzenie dokumentu, powiadomienia. Potem dla każdej pozycji wykonuje 3 kroki: znajdź produkt, sprawdź stan, dopisz pozycję do dokumentu w ERP.

Na samych zamówieniach scenariusz wykona 40 × 6 = 240 operacji dziennie. Na pozycjach 40 × 12 × 3 = 1 440. Razem 1 680 operacji dziennie, czyli 35 280 w miesiącu przy 21 dniach roboczych. 86% z nich to kroki na pozycjach. Gdy klienci zaczną zamawiać więcej pozycji naraz, liczba operacji wzrośnie, choć zamówień będzie tyle samo.

Do opłaty za narzędzie dochodzi czas ludzi. Załóżmy, że scenariusz psuje się dwa razy w miesiącu, bo zmieniło się API albo klient wpisał dane w nietypowy sposób. Jeśli znalezienie i naprawa błędu zajmuje za każdym razem 3 godziny osobie, której godzina kosztuje firmę 55 zł, to 330 zł miesięcznie. Nie liczymy tu zamówień, które w tym czasie nie przeszły i ktoś musiał wprowadzić je ręcznie.

Kiedy automatyzacja no-code przestaje wystarczać

Jednej granicy nie ma. Są za to sygnały, które powtarzają się w firmach, z którymi rozmawiamy:

• Scenariusz rozrósł się do dziesiątek modułów i rozgałęzień, a rozumie go tylko osoba, która go zbudowała.
• Liczba operacji rośnie szybciej niż sprzedaż, bo scenariusz przetwarza listy pozycji, plików albo wierszy.
• Błędy wychodzą po fakcie. Klient pyta o zamówienie, którego nie ma w ERP, i dopiero wtedy ktoś zagląda do historii scenariusza.
• Proces potrzebuje logiki firmy: rabatów zależnych od klienta, rezerwacji stanów, kolejki zamówień, reguł zatwierdzania.
• Zespół potrzebuje ekranu, na którym zatwierdza wyniki i poprawia to, czego automatyzacja nie rozpoznała.
• Dane są wrażliwe albo umowa z klientem określa, gdzie mogą być przetwarzane.

Widzisz u siebie dwa albo trzy z tych sygnałów? Policz, ile kosztuje dalsze rozwijanie scenariusza, a ile przeniesienie tej części procesu do kodu albo do systemu wewnętrznego.

Make i kod razem

Wybór nie musi być zero-jedynkowy. W projekcie dla dealera maszyn napisaliśmy własną wtyczkę, która łączy formularz na stronie z Make i ułatwia zmianę przesyłanych danych. Make zajmuje się wysyłką SMS-ów i zapisem do arkusza, bo robi to dobrze i tanio.

Podobnie dzielimy pracę w większych procesach. Proste powiadomienia i przenoszenie danych zostają w Make. Logika, która decyduje o pieniądzach, stanach i terminach, trafia do kodu, z testami i serwerem testowym. Tak budujemy automatyzacje procesów i integracje.

Kto utrzymuje automatyzację

To pytanie warto zadać, zanim powstanie pierwszy scenariusz. Każda automatyzacja potrzebuje kogoś, kto zauważy, że przestała działać, i ją naprawi. W praktyce pomagają trzy rzeczy:

1. Log, czyli zapis każdego uruchomienia i jego wyniku w miejscu, które ktoś regularnie ogląda.
2. Powiadomienie o błędzie, które trafia do konkretnej osoby.
3. Dokumentacja, z której inna osoba zrozumie, co robi scenariusz. Dealer maszyn dostał od nas taki dokument w PDF.

Jeśli w firmie nie ma nikogo, kto by się tym zajął, opiekę nad automatyzacjami i systemami możesz przekazać nam w ramach rozwoju i utrzymania.

Najczęstsze pytania

Czy dane firmy są bezpieczne w Make i Zapierze?

To zależy od konfiguracji i rodzaju danych. Dane przechodzą przez serwery dostawcy, więc sprawdź, gdzie są przetwarzane i czy dostawca podpisze umowę powierzenia. Przy danych wrażliwych często lepszy jest kod na infrastrukturze, którą kontrolujesz.

Czy mogę zacząć w Make i później przejść na własny system?

Tak, często warto tak zrobić. Scenariusz w Make szybko pokazuje, czy proces w ogóle da się zautomatyzować i ile na tym oszczędzasz. Gdy proces urośnie, przenosimy do kodu te części, które sprawiają problemy.

Od czego zacząć, jeśli nie mam jeszcze żadnej automatyzacji?

Od wybrania procesu, który zajmuje najwięcej czasu i ma proste reguły. Krok po kroku opisujemy to w artykule o tym, od czego zacząć automatyzację w firmie.