Planowanie produkcji w Excelu: 7 sygnałów, że arkusz kosztuje Cię więcej niż system

Na początku planowanie produkcji w Excelu ma sens. Arkusz jest pod ręką, planista zna go na pamięć, a przy kilkunastu zleceniach w tygodniu wszystko się mieści. Kłopot zaczyna się, gdy zleceń przybywa, a plan zmienia się kilka razy dziennie. Arkusz nadal działa, ale jego utrzymanie zabiera coraz więcej czasu kilku osobom.

Oto siedem sygnałów, po których poznasz, że harmonogram produkcji w arkuszu kosztuje firmę więcej niż system do planowania produkcji. Na końcu liczymy to na przykładzie.

7 sygnałów, że planowanie produkcji w Excelu przestaje wystarczać

1. Plan zna jedna osoba

Arkusz ma swoje makra, kolory i ukryte kolumny, które rozumie tylko planista. Gdy idzie na urlop albo choruje, plan stoi albo prowadzi go ktoś, kto boi się cokolwiek ruszyć. Na dysku leżą pliki „plan_final”, „plan_final_2” i „plan_final_poprawiony” i nikt nie wie na pewno, który jest aktualny.

2. Zamówienia przepisuje się do arkusza ręcznie

Zlecenia są w ERP, w mailach od handlowców albo w sklepie internetowym, a planista przenosi je do arkusza pozycja po pozycji. To godzina albo dwie dziennie, a przy okazji łatwo o pomyloną ilość albo zły termin.

3. Hala pracuje na porannym wydruku

Plan trafia na stanowiska na kartce albo mailem. Gdy w ciągu dnia zmienia się kolejność zleceń, informacja idzie telefonem albo ustnie przez kierownika zmiany. Część zmian dociera za późno, więc linia robi partię, która mogła poczekać.

4. Jedna zmiana to przebudowa pół tygodnia

Klient przesuwa termin albo zwiększa zamówienie, a planista ręcznie przestawia kolejne zlecenia i sprawdza, czy linia się zmieści. Przy kilkudziesięciu zleceniach w tygodniu taka przebudowa zajmuje godzinę, a i tak łatwo coś przeoczyć.

5. O postęp trzeba dzwonić na halę

Arkusz pokazuje plan, ale co już zostało zrobione, wie kierownik zmiany. Handlowiec, który chce powiedzieć klientowi, kiedy będzie towar, dzwoni do planisty, a planista dzwoni na halę.

6. Braki materiału wychodzą w dniu produkcji

Zapotrzebowanie na surowce liczy się osobno albo wcale. Zlecenie jest w planie, ale magazyn nie ma materiału, więc linia stoi albo produkuje coś innego niż zaplanowano.

7. Raport z wykonania planu składa się ręcznie

Na koniec tygodnia ktoś zbiera dane z arkusza, z ERP i od kierowników zmian, żeby pokazać zarządowi, co się udało, a co jest opóźnione. Zanim raport powstanie, część informacji jest już nieaktualna.

Ile kosztuje harmonogram produkcji w arkuszu

Weźmy zakład z jedną planistką i kierownikiem zmiany. Przyjmujemy koszt godziny pracy z narzutami 60 zł.

• Planistka przepisuje zamówienia i przebudowuje plan przez 2 godziny dziennie. Przy 21 dniach roboczych to 42 godziny w miesiącu.
• Kierownik zmiany spędza pół godziny dziennie na telefonach i sprawdzaniu, co jest zrobione. To 10,5 godziny w miesiącu.
• Tygodniowy raport z wykonania planu zajmuje 3 godziny, czyli 12 godzin w miesiącu.

Razem 64,5 godziny, czyli 3 870 zł miesięcznie i 46 440 zł rocznie. A to tylko czas pracy. Do tego dochodzą przestoje. Jeśli godzina pracy linii razem z zespołem kosztuje 400 zł, a brak materiału zatrzymuje ją raz w miesiącu na 3 godziny, to kolejne 1 200 zł. Razem 5 070 zł miesięcznie.

Co robi system do planowania produkcji

System do planowania produkcji pracuje na tych samych danych co reszta firmy. Zlecenia i stany magazynowe przychodzą z ERP, a wykonana produkcja wraca do ERP bez przepisywania. Najważniejsze elementy to:

• Plan liczony z zamówień i mocy. System układa kolejność zleceń na podstawie terminów, mocy linii i dostępności materiału. Planista zatwierdza zmiany, zamiast przestawiać wiersze.
• Pulpity stanowiskowe. Ekran na tablecie albo monitorze pokazuje bieżące zlecenie i kolejne kroki, a pracownik zgłasza wykonanie jednym kliknięciem.
• Postęp na bieżąco. Handlowiec i zarząd widzą, ile zleceń jest w toku i które terminy są zagrożone, także na telefonie.
• Zapotrzebowanie na materiał. Plan pokazuje, czego zabraknie, zanim zlecenie trafi na halę.
• Raporty bez sklejania plików. Wykonanie planu, opóźnienia i obłożenie linii są w systemie w każdej chwili.

Dla piekarni-cukierni Rogalik, która ma 12 punktów w Gdyni i Gdańsku, zbudowaliśmy sklep internetowy i aplikację do planowania produkcji, z której korzysta zespół piekarni. Więcej o tym, co budujemy dla zakładów, znajdziesz na stronie systemów wewnętrznych.

Kiedy system się zwraca

Wróćmy do przykładu. Załóżmy, że system przejmuje 70% czasu poświęcanego na planowanie, telefony i raporty. To 45,15 godziny, czyli ok. 2 710 zł miesięcznie. Jeśli do tego unikasz jednego przestoju w miesiącu, oszczędność rośnie do ok. 3 910 zł.

Po odjęciu abonamentu za utrzymanie (od 1 500 zł netto miesięcznie) zostaje ok. 2 410 zł. Wdrożenie za 20 000 zł netto zwraca się wtedy po ok. 8 miesiącach. Jeśli policzysz sam czas pracy, bez przestojów, zwrot wydłuża się do ok. 16,5 miesiąca. Dlatego przed decyzją warto policzyć oba koszty na danych z własnego zakładu.

Arkusz wystarczy, jeśli zleceń jest kilkanaście w tygodniu, plan rzadko się zmienia, a produkcja pracuje na jedną zmianę. Przy kilku liniach, kilku zmianach i zamówieniach, które przychodzą codziennie, różnica szybko rośnie.

Od czego zacząć zmianę

1. Zapisz, skąd przychodzą zlecenia i ile czasu zajmuje przeniesienie ich do planu.
2. Policz, ile razy w tygodniu plan się zmienia i kto informuje o tym halę.
3. Zbierz przestoje z ostatnich trzech miesięcy razem z ich przyczynami.

Z takimi danymi na bezpłatnej diagnozie szybko ustalimy, czy wystarczy połączyć arkusz z ERP, czy potrzebny jest system wewnętrzny do planowania. Jeśli chcesz najpierw sam policzyć koszt ręcznej pracy w innych działach, pomoże Ci artykuł o tym, ile kosztuje ręczne przepisywanie danych.

Najczęstsze pytania

Czy system do planowania produkcji zastąpi nasz ERP?

Nie musi. Najczęściej łączymy się z ERP, który już masz, i dokładamy planowanie, pulpity stanowiskowe i raporty, których w nim brakuje.

Czy pracownicy na hali poradzą sobie z tabletami?

Pulpit stanowiskowy pokazuje jedno zlecenie i kilka przycisków. Układ ekranów planujemy na makietach razem z osobami, które będą z nich korzystać, więc nauka trwa krótko.

Czy możemy zacząć od jednej linii?

Tak, i często tak robimy. Najpierw planowanie i pulpity dla jednej linii albo jednego wydziału, potem kolejne, gdy zespół przyzwyczai się do systemu.