Dopasowanie wpłat do faktur i przypomnienia o płatnościach: jak przestać sprawdzać wyciągi ręcznie

W wielu firmach dopasowanie wpłat do faktur wygląda tak samo. Ktoś otwiera wyciąg z banku, szuka każdej wpłaty w programie do faktur, oznacza ją jako opłaconą, a na koniec przegląda listę zaległości i pisze przypomnienia. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie to godzina pracy. Przy kilkuset to kilka dni w miesiącu i pieniądze, które wpływają później, niż powinny.

Policzyliśmy, ile kosztuje ręczne rozliczanie płatności, i opisaliśmy, jak działa automatyczne dopasowanie wpłat i przypomnienia o płatności oraz kiedy taka automatyzacja ma sens.

Jak wygląda ręczne rozliczanie płatności

Proste przypadki zajmują chwilę: kwota się zgadza, w tytule przelewu jest numer faktury, kontrahent ten sam. Problem robią wyjątki, a tych co miesiąc jest sporo:

• klient płaci jednym przelewem za trzy faktury,
• w tytule jest numer zamówienia albo nic,
• wpłata jest mniejsza o prowizję banku albo o potrąconą korektę,
• za firmę płaci spółka matka albo właściciel z prywatnego konta,
• klient zapłacił dwa razy za tę samą fakturę.

Każdy taki przypadek to kilka minut szukania, porównywania kwot, a czasem telefon do klienta. Do tego dochodzą przypomnienia. Ktoś musi wiedzieć, które faktury są po terminie, ile dni i komu już przypominał. Najczęściej ta wiedza siedzi w głowie jednej osoby albo w arkuszu, który aktualizuje raz w tygodniu.

Ile kosztuje ręczne sprawdzanie wyciągów

Policzmy to na przykładzie firmy usługowej, która wystawia 360 faktur miesięcznie, na przykład za abonamenty, serwis i prace dodatkowe.

• Sprawdzanie wyciągu: 360 wpłat po 2 minuty to 12 godzin.
• Wyjątki: 36 przelewów zbiorczych, niepełnych albo bez numeru faktury po 10 minut to 6 godzin.
• Przypomnienia: 60 faktur po terminie po 6 minut na sprawdzenie, napisanie maila i notatkę to 6 godzin.
• Zestawienie należności dla zarządu: raz w tygodniu po półtorej godziny, czyli 6 godzin w miesiącu.

Razem 30 godzin. Przy koszcie godziny pracy z narzutami 55 zł to 1 650 zł miesięcznie i 19 800 zł rocznie. Jak liczyć koszt godziny, pokazujemy w artykule o tym, ile kosztuje ręczne przepisywanie danych.

Drugi koszt: pieniądze, które wpływają później

Czas pracy to mniejsza część rachunku. Większa to faktury, o których nikt nie przypomniał na czas. Gdy przypomnienia wychodzą wtedy, kiedy ktoś znajdzie chwilę, klienci płacą później, a część zaległości wychodzi na jaw dopiero przy kwartalnym przeglądzie.

Prosty przykład. Firma finansuje się kredytem obrotowym oprocentowanym na 12% rocznie. Każde 100 000 zł, które wpływa 30 dni później, kosztuje ją wtedy ok. 990 zł odsetek (100 000 zł × 12% × 30/365). Jeśli należności po terminie stale wynoszą 200 000 zł, to ok. 2 000 zł miesięcznie za samo czekanie na pieniądze. Do tego dochodzą faktury, które po kilku miesiącach trafiają do windykacji, bo nikt nie zareagował wcześniej.

Automatyczne przypomnienia pilnują, żeby żadna zaległa faktura nie została bez reakcji i żeby przypomnienie wyszło w dniu, w którym powinno. Część klientów i tak zapłaci później, ale nikt nie zostanie pominięty.

Jak działa automatyczne dopasowanie wpłat do faktur

System pobiera wyciąg z banku, w pliku albo przez połączenie z bankiem, i porównuje każdą wpłatę z wystawionymi fakturami. Sprawdza kwotę, kontrahenta i tytuł przelewu, a wynik dzieli na trzy grupy:

1. Pewne dopasowania. Kwota, kontrahent i numer faktury się zgadzają. Faktura od razu dostaje status opłaconej.
2. Niepewne dopasowania. Na przykład zgadza się kwota i kontrahent, ale brakuje numeru faktury. System proponuje fakturę, a pracownik potwierdza ją jednym kliknięciem.
3. Wpłaty bez faktury. Czekają na ręczne przypisanie. Zwykle to kilka pozycji w miesiącu zamiast kilkuset.

Tak działa moduł wyciągu w systemie, który zbudowaliśmy dla firmy usługowej z kilkunastoosobowym zespołem. Administracja wgrywa wyciąg, system dopasowuje wpływy, a status płatności od razu widać na karcie klienta i projektu. Z banku system czyta wyłącznie wpływy, bez kosztów i przelewów wychodzących.

Przypomnienia o płatności i monitoring należności

Gdy system wie, które faktury są opłacone, może pilnować reszty. Monitoring należności zbiera faktury po terminie w jednym widoku i dzieli je według dni opóźnienia: do 30 dni, od 31 do 60, od 61 do 90 i powyżej 90. Od razu widać, gdzie jest najwięcej pieniędzy i które sprawy wymagają telefonu.

Przypomnienia można ustawić na dwa sposoby. W pierwszym system wysyła je sam według harmonogramu, na przykład mail dzień po terminie i SMS po tygodniu. W drugim przygotowuje gotową treść, a pracownik sprawdza ją i wysyła jednym kliknięciem. W systemie dla firmy usługowej wybraliśmy drugi wariant. Przypomnienie mailem albo SMS-em wychodzi z karty przychodu, a każda wysyłka zostaje w historii pozycji. Raz w tygodniu administracja i kierownicy projektów dostają mailem zestawienie należności.

Przy dużej liczbie drobnych faktur lepiej sprawdza się wysyłka automatyczna. Przy kilkudziesięciu klientach B2B, z którymi rozmawia się osobiście, częściej wybiera się gotową treść i decyzję człowieka.

Kiedy automatyzacja rozliczeń się opłaca

Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie zwykle wystarczy program do faktur z funkcją przypomnień i dobry nawyk. Automatyzacja ma sens, gdy:

• wystawiasz kilkaset faktur miesięcznie albo masz wielu klientów, którzy płacą na różne sposoby,
• należności po terminie regularnie przekraczają kilkadziesiąt tysięcy złotych,
• status płatności jest potrzebny innym osobom, na przykład kierownikowi projektu, który ma wstrzymać prace przy zaległości,
• rozliczenia są częścią większego systemu, który i tak budujesz albo rozwijasz.

Wdrożenie systemu zaczyna się u nas od 15 000 zł netto, a abonament po uruchomieniu od 1 500 zł netto miesięcznie. Sam moduł rozliczeń rzadko wdraża się osobno. Najczęściej łączymy go z systemem wewnętrznym albo z integracją z programem, w którym są już faktury i klienci.

Najczęstsze pytania

Czy system potrzebuje dostępu do konta bankowego?

Nie musi. Najprostszy wariant działa na pliku wyciągu, który pracownik pobiera z banku i wgrywa do systemu. Połączenie z bankiem przez API ma sens, gdy wyciągi trzeba sprawdzać codziennie.

Co z przelewem za kilka faktur naraz?

System szuka zestawu faktur tego kontrahenta, których suma odpowiada kwocie przelewu. Jeśli pasuje tylko jeden zestaw, proponuje go do potwierdzenia. Jeśli kilka, decyzję zostawia pracownikowi.

Czy przypomnienia wychodzą bez mojej wiedzy?

Tylko jeśli tak to ustawisz. Możesz wybrać wysyłkę automatyczną według harmonogramu albo przygotowanie treści do zatwierdzenia. Każda wysłana wiadomość zostaje w historii faktury.